某金融控股集團(tuán)有限公司主要從事資本運(yùn)作及資產(chǎn)管理、股權(quán)投資及管理、互聯(lián)網(wǎng)金融、信用擔(dān)保和再擔(dān)保、企業(yè)重組、并購咨詢等經(jīng)營業(yè)務(wù)。隨著經(jīng)營范圍不斷的擴(kuò)大，經(jīng)營業(yè)務(wù)不斷的增多，管理層每天都需要通過會(huì)議的形式來指引和領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的發(fā)展，由于缺乏數(shù)字化的會(huì)議管理流程，存在以下痛點(diǎn)：
1、會(huì)議繁多，每天每個(gè)人可能會(huì)需要參加幾個(gè)會(huì)議，時(shí)間容易大家；
2、公司的分布在不同的城市地域，開會(huì)需要打破時(shí)間和空間的概念；
3、會(huì)議多，會(huì)議室需要專門的人去管理、編排會(huì)議的時(shí)間，經(jīng)常容易出錯(cuò)，導(dǎo)致2個(gè)部門搶會(huì)議室，導(dǎo)致人力上的浪費(fèi)；
4、會(huì)議沒有完整的記錄，無法完整的傳達(dá)落實(shí)下去，照成管理資源的浪費(fèi)。
華天動(dòng)力OA的工程師們了解情況后，建立了數(shù)字化會(huì)議管理平臺(tái)，優(yōu)化了金融公司會(huì)議流程，順利解決問題。
一、建立會(huì)議日歷，會(huì)議內(nèi)容明確
模糊的會(huì)議內(nèi)容，往往導(dǎo)致低效的會(huì)議。金融集團(tuán)由于會(huì)議較多，有些員工直到會(huì)議要開始了，才想起來要開會(huì)，導(dǎo)致匆匆開會(huì)，效率低下。華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)會(huì)議管理模塊，用戶通過對會(huì)議日歷的查看，可以一目了然的知曉在哪個(gè)時(shí)間段、哪個(gè)會(huì)議室有什么會(huì)議，并且提供了日、周、列表的查看方式，使查看畫面更直觀，更清晰。
對于組織會(huì)議的人預(yù)定會(huì)議室也非常方便，直觀了解哪個(gè)會(huì)議室被占用了，也可以提前將被占用的會(huì)議室預(yù)定出來，待會(huì)議室空出后方可直接用此會(huì)議室發(fā)布會(huì)議，可實(shí)現(xiàn)有效的、合理的分配會(huì)議室資源。
二、實(shí)時(shí)回執(zhí)查看，二維碼簽到
有時(shí)候會(huì)議通知發(fā)出去了，金融集團(tuán)的管理者滿懷激情準(zhǔn)備開會(huì)，卻發(fā)現(xiàn)參會(huì)的人寥寥無幾，不免窩火，經(jīng)了解，發(fā)現(xiàn)很多人根本沒注意到開會(huì)通知。
華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)會(huì)議管理，每項(xiàng)會(huì)議的發(fā)布都可由與會(huì)人員做出是否參會(huì)的回執(zhí)，會(huì)議發(fā)起人可以根據(jù)回執(zhí)情況做出相應(yīng)的會(huì)議準(zhǔn)備和調(diào)整，會(huì)議的回執(zhí)信息實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確，為會(huì)議管理者提供了便利，會(huì)議新建時(shí)候還可以對會(huì)議參與人出差外出進(jìn)行校驗(yàn)。如果碰到開大會(huì)，還可以支持內(nèi)部人員、訪客掃碼簽到，簽到記錄可存檔、導(dǎo)出，這樣大大提高了參會(huì)效率。
三、電子會(huì)議紀(jì)要，落實(shí)任務(wù)分配
會(huì)議的內(nèi)容如果沒有轉(zhuǎn)換成文本，往往就會(huì)流于形式，開完就忘記了。會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)?chuàng)建、傳閱、轉(zhuǎn)文檔、轉(zhuǎn)任務(wù)等功能讓會(huì)議的精神得到快速的傳播、會(huì)議的內(nèi)容得到完整的保存、會(huì)議的工作得到有效的落實(shí)。在華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)會(huì)議模塊，會(huì)議紀(jì)要員可以在針對某個(gè)已經(jīng)結(jié)束的會(huì)議建立會(huì)議紀(jì)要。只需要填寫會(huì)議主題、類型、主辦部門、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室、與會(huì)人員、發(fā)送紀(jì)要給哪些人、紀(jì)要內(nèi)容、附件信息等內(nèi)容發(fā)送給相應(yīng)人員；在發(fā)送會(huì)議紀(jì)要時(shí)還可以選擇發(fā)送會(huì)議紀(jì)要并轉(zhuǎn)任務(wù)，此處為了方便需要落實(shí)工作的會(huì)議，在紀(jì)要發(fā)送的同時(shí)直接創(chuàng)建工作任務(wù)，進(jìn)行工作分配，直接將會(huì)議決策決議的內(nèi)容落實(shí)。
金融控股集團(tuán)有限公司在使用華天OA的會(huì)議管理功能以后，行政部相關(guān)人員對華天的專業(yè)性給予一致好評，現(xiàn)運(yùn)行的OA系統(tǒng)能夠99%的按照公司原有業(yè)務(wù)模式運(yùn)轉(zhuǎn)，無論是在申請會(huì)議、會(huì)議的召開及會(huì)議紀(jì)要等各個(gè)環(huán)節(jié)，都完美的還原了其以前線下的管理方式，并且能在數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、管理的規(guī)范性、操作的便捷性上都為公司會(huì)議的順利開展提供重要技術(shù)支撐。
來源：砍柴網(wǎng)http://news.ikanchai.com/2022/0621/485186.shtml
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